Communicatie en informatieverwerking zijn twee belangrijke factoren om een werkproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Toch kunnen er in de praktijk verschillende soorten belemmeringen optreden, waardoor de informatieoverdracht van het werkveld naar het kantoor stagneert en het werkproces meer tijd in beslag neemt dan nodig is. Met name de overdracht en verwerking van werkformulieren, waarbij informatie tussen werkveld en kantoor wordt uitgewisseld, is gevoelig voor deze belemmeringen en kan bij veel organisaties geoptimaliseerd worden. We bespreken de top 5 belemmeringen in dit artikel.
1. Onleesbare handschriften
Een van de meest voorkomende belemmeringen is een onleesbaar handschrift op het werkformulier. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn: collega’s die in de kou werken met handschoenen aan, waardoor ze minder nauwkeurig schrijven, of een regenachtige dag die ervoor zorgt dat de inkt op het werkformulier uitloopt. Het uitpluizen van een moeilijk leesbaar handschrift neemt niet alleen veel tijd in beslag, maar kan ook fouten in de informatieoverdracht veroorzaken.
2. Incompleet ingevulde werkformulieren
Naast een onleesbaar handschrift, is het minstens net zo vervelend om een incompleet ingevuld werkformulier te ontvangen. Een fout is snel gemaakt en een onderdeel van het werkformulier kan per ongeluk overgeslagen worden, maar de missende informatie moet alsnog achterhaald en aangevuld worden. Deze taken nemen extra tijd in beslag, die ten koste gaat van andere belangrijke werkzaamheden.
3. Een beeld zegt meer dan ….
Bij het controleren van machines, locaties of andere assets is een uitgebreide beschrijving benodigd om een statusrapport op te maken. In plaats van veel tijd te besteden aan het opstellen van een situatieschets, waarbij de zorgvuldigheid per collega ook nog eens kan verschillen, biedt een gekoppelde fotogalerij een uitkomst om het werkproces te versnellen. Het biedt de mogelijkheid om een beeld van het probleem en/of oplossing vast te leggen, dat tevens ter bewijslast voor de administratie gebruikt kan worden.
4. Versplintering van documentatie
Na een drukke werkweek verzamelen alle collega’s zich op het kantoor om hun werkformulieren van de week in te leveren. Het verwerken van al deze werkformulieren kan veel tijd in beslag nemen, zeker wanneer er gebruik wordt gemaakt van verschillende systemen. Door de handmatige verwerking en versplintering van documentatie is het werkproces ook gevoeliger voor fouten.
5. Puzzelen voor een efficiënte planning
Het efficiënt inplannen van afspraken en werkbezoeken kan een uitdaging zijn, zeker wanneer de werklocaties op verschillende plekken in het land zijn gelegen. Komen daar gedurende de dag onvoorziene omstandigheden bij, zoals vertragingen of files, dan wordt de planning behoorlijk overhoop gegooid. De druk om de planning af te ronden, kan voor frustraties zorgen bij werknemers op kantoor en het werkveld, maar kan ook leiden tot foutgevoeligheid tijdens het invullen van het werkformulier op locatie.
Floow Smart Forms
Komen bovenstaande belemmeringen je bekend voor en wil je de informatieoverdracht tussen werkveld en kantoor binnen jouw organisatie optimaliseren? Dan biedt Floow Smart Forms de tools die je nodig hebt. Dankzij Smart Forms maak je ieder werkformulier, op papier of in Excel, in een handomdraai efficiënt, foutloos en duurzaam. Door de papierloze en geautomatiseerde oplossing wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verlaagd en is de invoer minder gevoelig voor fouten.
Wil je graag meer weten over Smart Forms of onze andere oplossingen? Vraag een gratis demo aan en wij vertellen je vrijblijvend meer over alle mogelijkheden.
085-7604762