Modules

Elke module van Floow beschikt over verschillende functionaliteiten. Of het nu gaat om contractbeheer, offertes, of een mail plugin: Floow is volledig modulair!
Met Floow kun jij namelijk kiezen uit verschillende modules die samengesteld worden tot jouw ultieme werkpakket. Bekijk hieronder de verschillende mogelijkheden en vraag een gratis demo aan!

Formulier generator

Met de formulieren generator maak je zelf eenvoudig ieder papieren formulier, iedere excel lijst, of welke variant dan ook, in een handomdraai:
✔ Efficiënt
✔ Foutloos
✔ Versnellen van (ver)werk(ingstijd)
✔ Overal toegankelijk
✔ Beveiligd
✔ Kwalitatief en transparant
✔ Duurzaam

 

Hiermee voorkom je:
✘ Onleesbaar handschrift
✘ verkeerd ingevulde keuzes
✘ Kwijtraken van (papieren) documenten
✘ Wildgroei aan (Excel) bestanden

 

EFFICIËNT
Er vindt toename in productiviteit plaats, omdat je papierloos werkt. Daarnaast werk je plaats- en tijdonafhankelijk, dus even geen toegang tot een pc, werkplek of ben je thuis of onderweg? Geen probleem, je kunt gewoon doorwerken omdat alle documenten en formulieren digitaal en op afstand beschikbaar zijn.

 

FOUTLOOS
Geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat je informatie/documenten kunt verwerken, zonder tussenkomst van medewerkers, of derden. Omdat menselijk hierdoor wordt uitgesloten is voorkom je menselijke fouten. Gegevensinvoer kan gestandaardiseerd, mobiel en realtime vanaf elke gewenste werkplek plaatsvinden. Hierdoor vindt de invoer eenduidig plaats en wordt voorkomen dat (belangrijke) gegevens vergeten worden.

 

VERSNELLEN VAN (VER)WERK(INGSTIJD)
Het verwerken van (papieren) formulieren of excel lijsten/documenten wordt aanzienlijk verhoogd. Werkbonnen, orders van klanten, inspectierapporten, bezoekrapportages worden sneller digitaal verwerkt waardoor ze sneller omgezet kunnen worden naar inkomsten of andere toegevoegde waarden voor het bedrijf. Bovendien houden de medewerkers hierdoor tijd over voor andere primaire taken, waardoor het mes aan 2 kanten snijdt.

 

24/7: ANYWHERE, ANYTIME
Medewerkers hebben online (via de cloud) altijd een eenvoudig toegang tot de het systeem, vanaf elk apparaat en vanaf iedere locatie. Ook als er (na inloggen) geen internetverbinding is, kan er (bij het gebruik van de Floow app) mobiel offline doorgewerkt worden

 

VEILIG
Via een beveiligde SSL-omgeving, wordt de juiste informatie direct naar de gekozen gebruiker gestuurd binnen een afgeschermde omgeving. Documenten worden veilig opgeslagen en hierdoor worden er nooit documenten verloren!

 

WAARBORGEN: KWALITEIT EN TRANSPARANTIE
Door processen van het begin tot het eind te automatiseren wordt de kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie beter gewaarborgd en is er minimaal risico op (blijvende) reputatieschade door foutief menselijk handelen. Door een toegenomen transparantie door de hele onderneming en ook richting klant kan er beter en sneller worden gemonitord en bijgestuurd. Daarnaast worden er dashboards en rapportages opgezet naar wens.

 

DUURZAAM!
Bomen sparen! Dat doe je met papierloos werken. Uit een gemiddelde boomstam kunnen ongeveer 8.000 velletjes A4-papier worden gemaakt: 16 pakken van 500 vellen. Reken maar uit hoeveel er bij jullie bedrijf kan voorkomen worden op jaarbasis en bescherm onze planeet, voor onze toekomstige generaties!
Overtuigd? Of bijna? Vraag een gratis demo aan en wij laten de oplossing graag kosteloos persoonlijk op locatie zien.

Asset Module

Onze ervaring leert dat inzicht en beheersbaarheid met betrekking tot alle bedrijfsmiddelen / activa.
De assets module biedt een overzicht van alle activa. Denk hierbij aan gebouwen auto’s, laptops, sleutels, werkmateriaal. Voorbeelden van functionaliteiten en/of inzicht mogelijkheden binnen Floow:

  • Activa die te gebruiken zijn voor onderhoud;
  • Wie is eigenaar van bepaalde activa;
  • Waar staat bepaalde activa; (GPS)
  • Wie is de leverancier van bepaalde activa;
  • Wie doet het onderhoud van de activa;
  • Handleidingen behorend tot specifieke activa.

Er kunnen ook QR-codes aan bepaalde assets toegevoegd worden. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld monteurs, inspecteurs of andere verantwoordelijken, direct op de locatie met hun telefoon of tablet de QR-code scannen, om vervolgens direct allerlei relevante informatie te zien krijgen, zoals:

  • Is dit object goedgekeurd?
  • Zo ja, wanneer?
  • Wie heeft deze keuring gedaan?
  • Wat waren bijzonderheden, reparaties, onderhoudswerkzaamheden enz.?
  • Waar bevindt deze asset zich op de locatie? (GPS/map)
  • Hoe ziet deze eruit? (Foto)

Indien er een keuring dient plaats te vinden, kan dit direct vanuit het scannen van de QR-code plaatsvinden, door een zelf samengesteld (keurings)formulier.
Voor meer informatie over het zelf samenstellen van formulieren klik hier.

Commerciële toepassingen

Als organisatie heb je te maken met veel verschillende klanten. Contacten waarmee afspraken worden gemaakt en waar een relatie mee wordt opgebouwd. En deze relaties wil je niet verwaarlozen! Met de commerciële toepassingen van Floow wordt het makkelijk om klantcontacten en leads bij te houden, afspraken te noteren en orders te registreren.

Alle logische communicaties, acties en toewijzen van taken welke je kunt bedenken, met betrekking tot relatiebeheer, behoren tot standaard functionaliteiten in Floow.

 

KLANTEN MODULE

Voor zowel commerciële organisaties als non-profit instellingen hebben klanten, cliënten en/of patiënten.

Bijvoorbeeld werkzaam zijn in de gezondheidszorg, betekent vaak ook contactmomenten met veel verschillende cliënten. Denk aan cliënten afkomstig van wijkteams, cliënten die zich bevinden in de thuiszorg, of cliënten die te maken hebben met specialistische zorg. Door middel van deze module worden contactgegevens geregistreerd van alle cliënten waarvoor werkzaamheden verricht worden. Uiteraard voldoet Floow aan alle regels die van toepassing zijn volgens de AVG-wetgeving.

Een ander voorbeeld kan zijn voor bedrijven waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd bij de klanten op locatie, of waarbij er materiaal (assets) op locatie bij de klant aanwezig is/blijft. Inzicht kan leiden tot een verhoging van de omzet dan wel efficiënt inzet van mensen en materiaal.

 

OFFERTE MODULE

De offerte module biedt de mogelijkheid om offertes automatisch te genereren. Dit kan zijn aan de hand van standaard templates, of volledig op maat gemaakte Word-templates, volledig in eigen huisstijl.

Naast het genereren van offertes geeft de module ook inzicht in alle (openstaande) offertes. Aan offertes kunnen eenvoudig statussen toebedeeld worden, zodat je snel kunt zien in welke fase de offerte(s) zich van het verkooptraject bevinden.

Offertes kunnen zowel handmatig gemaakt worden als snel automatisch laten genereren op basis van vooraf gedefinieerde artikelen en/of diensten.

 

ORDER MODULE

Vanuit de ordermodule boek je uren, producten en materiaal. Hier boek je de basis voor jouw facturaties. Aan de hand van de ordermodule, kun je mensen en materiaal inplannen.

Het onderscheidende van Floow is dat elke eigenschap, welke gekoppeld is aan een order, maar ook aan iedere andere eigenschap zoals een klant, een medewerker, een asset, etc. aan elkaar te linken is, en met 1 klik vanuit het scherm toegankelijk is.

Voorbeelden:

  • Vanuit de klant kun je met één klik op de knop zien wat er allemaal gelinkt is aan de klant zoals: medewerker(s), orders, facturen, assets, planning, uren enz.
  • Vanuit de medewerker kun je dan weer zien voor welke klanten deze medewerker verantwoordelijk is, welke planning deze medewerker heeft, uren geboekt heeft, enz.

Om Floow op deze manier op te zetten, zorgt ervoor dat de gebruikers Floow ervaren als erg gebruiksvriendelijk, omdat men niet extra (onnodige) klikken hoeft te doen, voordat men bij de informatie komt, waar men naar op zoek was.

Planning en taken module

Een overzichtelijke planning waarbij taken toegewezen kunnen worden, is voor de meeste bedrijven onmisbaar. Met Floow krijg je toegang tot een planning waarbij overzichtelijk duidelijk wordt welke taak aan welke werknemer is toegewezen. Daarnaast is het met de planningsmodule van Floow mogelijk om taken in te plannen op verschillende medewerkers.
Door middel van een overzichtelijk planbord (naar keuze), is het voor degene met het juiste toegangsniveau overzichtelijk om te zien welke medewerker op welke taak ingepland is, of deze taak voltooid is en/of deze taak te wijzigen/herplannen.

 

VISUELE WEERGAVE

Er zijn verschillende visuele weergaven mogelijk voor het gebruik van het planbord. Zo kan iedere medewerker zelf zijn/haar eigen ideale interface kiezen.

Ook werken met verschillende kleuren voor verschillende type werkzaamheden of locaties, zorgen ervoor dat er direct meer inzicht gegeven wordt in de planning.

 

Wil je weten hoe dit er voor jouw organisatie uit kan zien? Vraag vandaag een kosteloze en vrijblijvende demo aan!

Herinneringen

Zowel periodieke als incidentele werkzaamheden zijn belangrijk om te registreren en terug te laten komen in je planning. Deze module biedt de mogelijkheid om herinneringen, inclusief tekst, documenten en foto’s, te categoriseren op werkzaamheden en op verloopdatum. Zo heb je direct inzicht in deadlines en prioriteiten.

 

E-MAIL, POP-UPS EN ANDERE MELDINGEN

Vaak krijgen wij de vraag bij nieuwe aanvragen of er ook notificaties per e-mail of pop-up gestuurd kunnen naar medewerkers. Onze ervaring leert dat dit soort e-mails een korte periode opgevolgd worden en vervolgens hun waarde verliezen en eerder als spam gezien worden dan als belangrijke notificatie.

Wij staan voor een nauwe samenwerking tijdens het uitrollen van Floow binnen jouw organisatie, daarmee zorgen we ervoor dat het systeem op een ideale en prettige manier geadopteerd wordt.

Op deze manier wordt Floow door de medewerkers gezien als primair onderdeel van hun werk en door de duidelijke visuele weergave en manier van het tonen van notificaties, kunnen belangrijke meldingen niet over het hoofd gezien worden.

Omdat dit allemaal binnen de Floow-omgeving gebeurd, kunnen hieruit ook heldere rapportages gegenereerd worden. Zo is het voor verantwoordelijke (leidinggevende of directie) snel inzichtelijk bij wie, hoeveel en wat voor meldingen, herinneringen, taken,enz. er nog openstaan.

Wij laten graag middels een persoonlijke demo bij jullie op locatie zien, hoe dit weergegeven wordt.

Urenregistratie

Het belangrijkste verdienmodel bij sommige organisaties, bij andere organisaties een klein onderdeel maar wel essentieel. In beide gevallen is het essentieel dat de uren goed bijgehouden en geregistreerd worden.

In deze module is het mogelijk om verschillende tarieven (automatisch) toe te passen, zoals voor overwerk of op basis van bijvoorbeeld verschillende diensten.

Het kan (deels) inzichtelijk gemaakt worden voor verschillende gebruikers met verschillende niveaus van rechten. Indien gewenst kan dit ook beschikbaar gemaakt worden voor externen; samenwerkingspartners, klanten of andere stakeholders.

Rapportages uitdraaien en (automatisch) factureren behoort tot de standaard mogelijkheden.

 

KOPPELINGEN MET BESTAANDE SYSTEMEN

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van bepaalde boekhoud-pakketten/software, is Floow hier naadloos aan te koppelen. Dit zorgt voor een soepel proces van uren registreren tot factureren naar de klant, of verloning van de medewerker. Ook wanneer er rekening gehouden moet worden met verschillende tarieven voor overwerken.

Inkoop

Met Floow kun je al je inkopen beheren.
Zo kun je inkoopopdrachten linken aan klanten en opdrachten. Tevens kun je bijhouden in welke staat de inkoopopdracht zit. Denk hierbij aan offerte status: is deze al bevestigd? Is deze al betaald?

Deze statussen kunnen eenvoudig bekeken worden in het totaaloverzicht.

Doordat een inkoop ook aan een klant en order gelinkt kan worden, is het zeer eenvoudig inzicht te krijgen in (totale) kosten, wat hiervan gefactureerd is of nog moet worden en wat het totale resultaat (winst/verlies) op deze order is.

Via deze module creëer je een overzicht van al jouw leveranciers inclusief belangrijke informatie, bijvoorbeeld het doel van de leverancier, een bijbehorende betalingstermijn en condities of een primair contactpersoon.

Facturatie

Met de facturatiemodule van Floow kunnen facturen ingepland worden, voor bijvoorbeeld een vaste dag in de maand.
De module zorgt er daarnaast ook voor dat je altijd de facturen nog een keer kan controleren voordat deze verzonden worden.
Deze module creëert een overzicht van alle facturen die verstuurd zijn en wat er al betaald is.

Dit is zowel mogelijk op detail niveau per order, zelfs met deelfacturen, of op totaal-/bedrijfsniveau.

Wanneer er sprake is van langere looptijd bij orders/contracten, kan er na verloop van tijd perfect vanuit gebudgetteerd en/of ge-forecast worden. Ideaal om inzicht te krijgen in liquiditeit!

 

Meer weten? vraag een kosteloze en vrijblijvende demo aan bij jullie op locatie.

Documenten

Dit is een overzicht van alle opgeslagen bestanden.
Deze module maakt het mogelijk om vanuit de cloud te werken zodat je alle bestanden op één plek hebt en in verschillende mappen kunt opdelen voor een helder overzicht.

Diverse bestanden, gecreëerd vanuit Floow of zelf ge-upload:

  • Word, Excel, Powerpoint, PDF
  • Foto’s
  • Templates
  • Offertes en opdrachtbevestigingen
  • (Bouw)tekeningen

Veiligheid - VCA

VCA

Mensen maken het verschil in een veranderende wereld waarin organisaties zich moeten aanpassen aan internationalisering en flexibilisering.

Floow VCA legt een stevige basis onder uw VCA beleid. Onze VCA module geeft volledig inzicht in iedere situatie. Floow VCA voorziet u van alle informatie die u nodig hebt om de juiste melding, op de juiste tijd, op de juiste plaats te kunnen registeren. Floow VCA toont precies wat u nodig hebt voor een bepaalde melding, en vermindert tijdrovende routinewerkzaamheden.

Ruil uw papieren VCA Boekje in voor een innovatieve VCA App. Met de FLOOW VCA App kunnen uw medewerkers eenvoudiger, vriendelijker en doeltreffender registraties maken in het werkveld. Zij hebben hun mobiele telefoon of tablet altijd bij de hand en kunnen met de App foto’s maken, acties toevoegen, registraties doen en hun locatie meegeven. Al deze gegevens worden direct doorgestuurd naar het FLOOW Web platform zodat u meldingen niet hoeft om te zetten of over te tikken in een Excellijst.

Met deze module kun je eenvoudig de volgende zaken melden als:

  • Werkplekinspecties
  • Preventies
  • Klachten
  • Observaties
  • (Bijna) ongevallen
  • Verbeteringen
  • Directe vragen aan VGM functionaris

Daarnaast biedt de module tal van functionaliteiten welke relevant zijn voor bovenstaande meldingen:

  • Foto’s toevoegen
  • Locatie schermen
  • Meldingen terugkijken
  • Toevoegen van communicatie, herinneringen en documenten
  • Bekijken van foto’s en meld locaties op kaart
  • Onderzoek naar bronoorzaken
  • Uitgebreide relevante statistieken
  • Eigen formulieren maken
  • Eigen fomulieren invullen (web / app)
  • Eigen formulieren bekijken (web / app)
  • Klantenportaal

U krijgt niet alleen een fantastisch web portaal waarin u alle meldingen kunt bekijken of analyseren, maar u krijgt een App waarmee u de invoer van meldingen heel eenvoudig maakt. Zo kunt u elke medewerker met een mobiele telefoon, tablet of inlog functionaliteiten op internet in een paar simpele stappen meldingen laten maken.

Met de Floow Enterprise versie kunt u zelf klanten in laten loggen en bepalen welke gegevens hij mag zien, bewerken of juist zelf kan gaan invoeren. Natuurlijk hoeft dit niet alleen voor klanten te zijn, maar kunt u ook externe leveranciers toegang geven tot het web portaal en de App.

Wij laten je graag zien hoe eenvoudig het is in gebruik en hoe snel het is opgezet.

Klik hier om een vrijblijvend een kosteloze demo te plannen bij jou op locatie!

Referenties

Koppelingen

Contact

Floow®
Parmentierplein 20
3088 GN Rotterdam

Neem contact op