Als organisatie heb je te maken met veel verschillende klanten. Contacten waarmee afspraken worden gemaakt en waar een relatie mee wordt opgebouwd. En deze relaties wil je niet verwaarlozen! Met de commerciële toepassingen van Floow wordt het makkelijk om klantcontacten en leads bij te houden, afspraken te noteren en orders te registreren.

Alle logische communicaties, acties en toewijzen van taken welke je kunt bedenken, met betrekking tot relatiebeheer, behoren tot standaard functionaliteiten in Floow.

KLANTEN MODULE

Voor zowel commerciële organisaties als non-profit instellingen hebben klanten, cliënten en/of patiënten.

Bijvoorbeeld werkzaam zijn in de gezondheidszorg, betekent vaak ook contactmomenten met veel verschillende cliënten. Denk aan cliënten afkomstig van wijkteams, cliënten die zich bevinden in de thuiszorg, of cliënten die te maken hebben met specialistische zorg. Door middel van deze module worden contactgegevens geregistreerd van alle cliënten waarvoor werkzaamheden verricht worden. Uiteraard voldoet Floow aan alle regels die van toepassing zijn volgens de AVG-wetgeving.

Een ander voorbeeld kan zijn voor bedrijven waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd bij de klanten op locatie, of waarbij er materiaal (assets) op locatie bij de klant aanwezig is/blijft. Inzicht kan leiden tot een verhoging van de omzet dan wel efficiënt inzet van mensen en materiaal.

OFFERTE MODULE

De offerte module biedt de mogelijkheid om offertes automatisch te genereren. Dit kan zijn aan de hand van standaard templates, of volledig op maat gemaakte Word-templates, volledig in eigen huisstijl.

Naast het genereren van offertes geeft de module ook inzicht in alle (openstaande) offertes. Aan offertes kunnen eenvoudig statussen toebedeeld worden, zodat je snel kunt zien in welke fase de offerte(s) zich van het verkooptraject bevinden.

Offertes kunnen zowel handmatig gemaakt worden als snel automatisch laten genereren op basis van vooraf gedefinieerde artikelen en/of diensten.

ORDER MODULE

Vanuit de ordermodule boek je uren, producten en materiaal. Hier boek je de basis voor jouw facturaties. Aan de hand van de ordermodule, kun je mensen en materiaal inplannen.

Het onderscheidende van Floow is dat elke eigenschap, welke gekoppeld is aan een order, maar ook aan iedere andere eigenschap zoals een klant, een medewerker, een asset, etc. aan elkaar te linken is, en met 1 klik vanuit het scherm toegankelijk is.

Voorbeelden:

• Vanuit de klant kun je met één klik op de knop zien wat er allemaal gelinkt is aan de klant zoals: medewerker(s), orders, facturen, assets, planning, uren enz.
• Vanuit de medewerker kun je dan weer zien voor welke klanten deze medewerker verantwoordelijk is, welke planning deze medewerker heeft, uren geboekt heeft, enz.

Om Floow op deze manier op te zetten, zorgt ervoor dat de gebruikers Floow ervaren als erg gebruiksvriendelijk, omdat men niet extra (onnodige) klikken hoeft te doen, voordat men bij de informatie komt, waar men naar op zoek was.

Een overzichtelijke planning waarbij taken toegewezen kunnen worden, is voor de meeste bedrijven onmisbaar. Met Floow krijg je toegang tot een planning waarbij overzichtelijk duidelijk wordt welke taak aan welke werknemer is toegewezen. Daarnaast is het met de planningsmodule van Floow mogelijk om taken in te plannen op verschillende medewerkers.

Door middel van een overzichtelijk planbord (naar keuze), is het voor degene met het juiste toegangsniveau overzichtelijk om te zien welke medewerker op welke taak ingepland is, of deze taak voltooid is en/of deze taak te wijzigen/herplannen.

VISUELE WEERGAVE

Er zijn verschillende visuele weergaven mogelijk voor het gebruik van het planbord. Zo kan iedere medewerker zelf zijn/haar eigen ideale interface kiezen.

Ook werken met verschillende kleuren voor verschillende type werkzaamheden of locaties, zorgen ervoor dat er direct meer inzicht gegeven wordt in de planning.

Wil je weten hoe dit er voor jouw organisatie uit kan zien? Vraag dan vrijblijvend een demo aan!

Zowel periodieke als incidentele werkzaamheden zijn belangrijk om te registreren en terug te laten komen in je planning. Deze module biedt de mogelijkheid om herinneringen, inclusief tekst, documenten en foto’s, te categoriseren op werkzaamheden en op verloopdatum. Zo heb je direct inzicht in deadlines en prioriteiten.

E-MAIL, POP-UPS EN ANDERE MELDINGEN

Vaak krijgen wij de vraag bij nieuwe aanvragen of er ook notificaties per e-mail of pop-up gestuurd kunnen naar medewerkers. Onze ervaring leert dat dit soort e-mails een korte periode opgevolgd worden en vervolgens hun waarde verliezen en eerder als spam gezien worden dan als belangrijke notificatie.

Wij staan voor een nauwe samenwerking tijdens het uitrollen van Floow binnen jouw organisatie, daarmee zorgen we ervoor dat het systeem op een ideale en prettige manier geadopteerd wordt.

Op deze manier wordt Floow door de medewerkers gezien als primair onderdeel van hun werk en door de duidelijke visuele weergave en manier van het tonen van notificaties, kunnen belangrijke meldingen niet over het hoofd gezien worden.

Omdat dit allemaal binnen de Floow-omgeving gebeurd, kunnen hieruit ook heldere rapportages gegenereerd worden. Zo is het voor verantwoordelijke (leidinggevende of directie) snel inzichtelijk bij wie, hoeveel en wat voor meldingen, herinneringen, taken,enz. er nog openstaan.

Wij laten in een demo graag vrijblijvend zien hoe dit weergegeven wordt.

Het belangrijkste verdienmodel bij sommige organisaties, bij andere organisaties een klein onderdeel maar wel essentieel. In beide gevallen is het essentieel dat de uren goed bijgehouden en geregistreerd worden.

In deze module is het mogelijk om verschillende tarieven (automatisch) toe te passen, zoals voor overwerk of op basis van bijvoorbeeld verschillende diensten.

Het kan (deels) inzichtelijk gemaakt worden voor verschillende gebruikers met verschillende niveaus van rechten. Indien gewenst kan dit ook beschikbaar gemaakt worden voor externen; samenwerkingspartners, klanten of andere stakeholders.

Rapportages uitdraaien en (automatisch) factureren behoort tot de standaard mogelijkheden.

KOPPELINGEN MET BESTAANDE SYSTEMEN

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van bepaalde boekhoud-pakketten/software, is Floow hier naadloos aan te koppelen. Dit zorgt voor een soepel proces van uren registreren tot factureren naar de klant, of verloning van de medewerker. Ook wanneer er rekening gehouden moet worden met verschillende tarieven voor overwerken.

Met Floow kun je al je inkopen beheren.

Zo kun je inkoopopdrachten linken aan klanten en opdrachten. Tevens kun je bijhouden in welke staat de inkoopopdracht zit. Denk hierbij aan offerte status: is deze al bevestigd? Is deze al betaald?

Deze statussen kunnen eenvoudig bekeken worden in het totaaloverzicht.

Doordat een inkoop ook aan een klant en order gelinkt kan worden, is het zeer eenvoudig inzicht te krijgen in (totale) kosten, wat hiervan gefactureerd is of nog moet worden en wat het totale resultaat (winst/verlies) op deze order is.

Via deze module creëer je een overzicht van al jouw leveranciers inclusief belangrijke informatie, bijvoorbeeld het doel van de leverancier, een bijbehorende betalingstermijn en condities of een primair contactpersoon.

Met de facturatiemodule van Floow kunnen facturen ingepland worden, voor bijvoorbeeld een vaste dag in de maand.

De module zorgt er daarnaast ook voor dat je altijd de facturen nog een keer kan controleren voordat deze verzonden worden.

Deze module creëert een overzicht van alle facturen die verstuurd zijn en wat er al betaald is.

Dit is zowel mogelijk op detail niveau per order, zelfs met deelfacturen, of op totaal-/bedrijfsniveau.

Wanneer er sprake is van langere looptijd bij orders/contracten, kan er na verloop van tijd perfect vanuit gebudgetteerd en/of ge-forecast worden. Ideaal om inzicht te krijgen in liquiditeit!

Meer weten? Vraag vrijblijvend een demo aan!

Dit is een overzicht van alle opgeslagen bestanden.

Deze module maakt het mogelijk om vanuit de cloud te werken zodat je alle bestanden op één plek hebt en in verschillende mappen kunt opdelen voor een helder overzicht.

Diverse bestanden, gecreëerd vanuit Floow of zelf ge-upload:

• Word, Excel, Powerpoint, PDF
• Foto’s
• Templates
• Offertes en opdrachtbevestigingen
• (Bouw)tekeningen

VCA

Mensen maken het verschil in een veranderende wereld waarin organisaties zich moeten aanpassen aan internationalisering en flexibilisering.

Floow VCA legt een stevige basis onder uw VCA beleid. Onze VCA module geeft volledig inzicht in iedere situatie. Floow VCA voorziet u van alle informatie die u nodig hebt om de juiste melding, op de juiste tijd, op de juiste plaats te kunnen registeren. Floow VCA toont precies wat u nodig hebt voor een bepaalde melding, en vermindert tijdrovende routinewerkzaamheden.

Ruil uw papieren VCA Boekje in voor een innovatieve VCA App. Met de FLOOW VCA App kunnen uw medewerkers eenvoudiger, vriendelijker en doeltreffender registraties maken in het werkveld. Zij hebben hun mobiele telefoon of tablet altijd bij de hand en kunnen met de App foto’s maken, acties toevoegen, registraties doen en hun locatie meegeven. Al deze gegevens worden direct doorgestuurd naar het FLOOW Web platform zodat u meldingen niet hoeft om te zetten of over te tikken in een Excellijst.

Met deze module kun je eenvoudig de volgende zaken melden als:

• Werkplekinspecties
• Preventies
• Klachten
• Observaties
• (Bijna) ongevallen
• Verbeteringen
• Directe vragen aan VGM functionaris

Daarnaast biedt de module tal van functionaliteiten welke relevant zijn voor bovenstaande meldingen:

• Foto’s toevoegen
• Locatie schermen
• Meldingen terugkijken
• Toevoegen van communicatie, herinneringen en documenten
• Bekijken van foto’s en meld locaties op kaart
• Onderzoek naar bronoorzaken
• Uitgebreide relevante statistieken
• Eigen formulieren maken
• Eigen fomulieren invullen (web / app)
• Eigen formulieren bekijken (web / app)
• Klantenportaal

U krijgt niet alleen een fantastisch web portaal waarin u alle meldingen kunt bekijken of analyseren, maar u krijgt een App waarmee u de invoer van meldingen heel eenvoudig maakt. Zo kunt u elke medewerker met een mobiele telefoon, tablet of inlog functionaliteiten op internet in een paar simpele stappen meldingen laten maken.

Met de Floow Enterprise versie kunt u zelf klanten in laten loggen en bepalen welke gegevens hij mag zien, bewerken of juist zelf kan gaan invoeren. Natuurlijk hoeft dit niet alleen voor klanten te zijn, maar kunt u ook externe leveranciers toegang geven tot het web portaal en de App.

Wij laten je graag zien hoe eenvoudig het is in gebruik en hoe snel het is opgezet.